• E-Rechnung

    Webportal für Kleinlieferanten

    Mit Einführung der E-Rechnung soll der Vorteil genutzt werden, die Rechnungsprozesse durchgehend zu digitalisieren und weitgehend zu automatisieren. Doch nicht alle Lieferanten sind für den präferierten Standardprozess vorbereitet. Tatsächlich gibt es darunter nicht wenige Spezialisten oder lokale Champions, die in Ihrer Buchhaltung nicht auf E-Rechnung vorbereitet sind und dies auch in absehbarer Zeit nicht sein werden. Für diese Zielgruppe müssen einfache Lösungen bereitgestellt werden, die die unterschiedlichen Reifegrade der Lieferanten berücksichtigen und so zu einer hohen Akzeptanz bei den Lieferanten führen.

Kennen Sie das auch?

Laufende Verträge schreiben die E-Rechnung nicht fest, daher sieht der Lieferant keine Notwendigkeit zur E-Rechnung auf eigene Rechnung. Viele Lieferanten sehen in der Digitalisierung der Abrechnung einen Vorteil für sich, haben allerdings sehr unterschiedliche Vorstellungen von der konkreten Umsetzung.

Kleinbetriebe machen ihre Buchhaltung nebenbei mit einfachen Werkzeugen. Diese können keine E-Rechnungen erzeugen. Technisch aufwändige Vorlagen, langwierige Registrierungsprozesse und eLearnings werden schlicht ignoriert.

Von Hand erstellte E-Rechnungen sind technisch wie fachlich fehlerhaft und erfordern ständige Prüfung und Nachbesserung. Viele Fehler treten bei den gleichen Lieferanten wiederholt auf und werden jedes Mal per Hand und damit nicht nachhaltig behoben.

Manche Lieferanten sind zwar als Unternehmen groß, die Frequenz der Rechnungsstellung ist aber sehr niedrig. Eine digitale Vollintegration rechnet sich daher für diese Lieferanten nicht. Entsprechend erwarten die Lieferanten eine finanzielle Kompensation für ihre digitale Anbindung.


So könnte Ihre Lösung aussehen

Der P!ONE Lieferantenmarktplatz der T-Systems bietet verschiedene Wege für Kleinlieferanten, um im Self-Service über das Internet in den E-Rechnungsprozess des einkaufenden Unternehmens integriert zu werden. Der zuverlässigste Weg ist die Generierung einer Rechnung aus einer auf dem P!ONE Marktplatz empfangenen Bestellung per Knopfdruck - hier werden alle relevanten Daten übernommen, Bestellbezug, Mengen, Zeiträume und Preise passen automatisch zusammen und die Lieferdetails (Teilmengen, Lieferzeitpunkte etc.) können leicht ergänzt werden. Hat ein Lieferant bereits eine Buchhaltung mit E-Rechnungsexport aber ohne Online-Übertagung, kann diese Rechnung auch über das Web im Self Service importiert und ausgelesen werden. Oder der Lieferant erzeugt ein PDF auf Basis seiner Rechnung und lädt diese direkt in den P!ONE Marktplatz hoch. Dabei haben die Lieferanten jederzeit volle Transparenz über die Historie der erstellten und gesendeten Rechnungen und können Rückfragen zügig und zuverlässig klären.


Nutzen für unsere Kunden

Mit der E-Rechnungsfunktion im P!ONE Lieferantenmarktplatz sorgen Sie für eine durchgehend hohe Akzeptanz bei allen Lieferantentypen. Denn nur wenn jeder Lieferant die für seine interne Auftragsverarbeitung passende Variante nutzen kann, werden die Vorteile der E-Rechnung für beide Seiten zuverlässig sichtbar.
Gleichzeitig sorgen Sie im eigenen Haus für eine deutliche Arbeitsentlastung Ihrer Rechnungsabteilung durch Self-Service der Lieferanten. Dabei wird Verwaltungsarbeit nicht einfach zu den Lieferanten geschoben, sondern es werden durch eine direkte digitale Zusammenarbeit umständliche Rückfragen und Abstimmungen vermieden.
Ein weiterer Vorteil ist die hohe Datenqualität durch vorgelagerte Prüfungen und Übernahme von Daten aus der Bestellung. Durch die Verknüpfung der Rechnungsprüfung mit den Stammdaten, Vertragsdaten und Bestelldaten können besonders die häufig auftretenden Fehlerfälle im Vorfeld vermieden werden.
Schließlich sorgt der digitale Prozess in einem neutralen Lieferantenmarktplatz für eine durchgehende Transparenz auf beiden Seiten durch z.B. Rechnungshistorie, Änderungs- und Übertragungsprotokoll und Tracking der Übertragung in Echtzeit.


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